Control horario en España (2026): qué obliga la ley hoy y qué cambia muy pronto

Si tienes empleados a tu cargo, el registro de su jornada laboral no es opcional. Es una obligación legal desde 2019, y dentro de poco será todavía más exigente. En este artículo te explicamos qué dice exactamente la ley hoy, qué está a punto de cambiar y qué puedes hacer ya para no pillarte los dedos.

Lo que ya es obligatorio: el punto de partida

Mucha gente asocia el «control horario» con una ley nueva que está en tramitación. Pero la obligación de registrar la jornada laboral lleva ya años vigente.

El Real Decreto-ley 8/2019, publicado en el BOE el 12 de marzo de 2019, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de que todas las empresas, sin excepción, registren diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador. Esto entró en vigor el 12 de mayo de ese mismo año.

No importa el tamaño de tu negocio. Si tienes aunque sea un solo empleado, estás obligado a llevar ese registro. Y debe cumplir cuatro condiciones básicas:

•       Ser fiable y objetivo (no puede ser manipulable).

•       Estar accesible para el trabajador, su representante legal y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.

•       Conservarse durante cuatro años.

•       Reflejar el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona.

Lo que esa norma no establece es el formato. Papel, Excel, una app... hasta ahora todo ha sido válido siempre que se cumplieran esos requisitos. Eso está a punto de cambiar.

Lo que viene: el fichaje digital obligatorio

El Ministerio de Trabajo lleva meses tramitando un Real Decreto que desarrolla y endurece lo que ya existe. Su objetivo es cerrar la laguna que dejó la norma de 2019: al no especificar requisitos técnicos concretos, miles de empresas siguen fichando en papel o en hojas de cálculo, sistemas fácilmente manipulables.

La nueva norma aparece recogida como medida prioritaria en el Plan Anual Normativo 2026, aprobado por el Consejo de Ministros el 5 de mayo de 2026, bajo el título: «Real Decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada». El Ministerio de Trabajo tiene como objetivo aprobarlo antes del 21 de junio de 2026.

Sin embargo, el proceso ha tenido obstáculos: el 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un informe crítico señalando problemas en el impacto económico, el encaje jurídico y la protección de datos. Esto obliga a revisar el texto antes de su aprobación definitiva. A día de hoy, el decreto no ha sido publicado en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor confirmada.

¿Qué cambia con el nuevo decreto?

Basándonos en el borrador normativo disponible, estos son los cambios principales respecto a la situación actual:

Lo que se mantiene de la norma de 2019:

•       La obligación universal de registrar la jornada (todas las empresas, todos los sectores).

•       La conservación de registros durante cuatro años.

•       La disponibilidad para trabajadores, representantes legales e Inspección.

Lo que añade el nuevo decreto:

•       Fichaje digital obligatorio. El papel y el Excel quedan prohibidos. Solo serán válidos sistemas electrónicos verificables.

•       Acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Los registros deberán estar disponibles de forma telemática para los inspectores.

•       Trazabilidad e inalterabilidad. Cualquier modificación en un registro debe dejar un rastro digital: quién hizo el cambio, cuándo y por qué.

•       Registro de horas extraordinarias, indicando si se compensan con salario o descanso.

•       Prohibición de biometría (huella dactilar, reconocimiento facial) salvo casos excepcionales justificados.

•       Sanciones más duras: el borrador propone multas de entre 1.000 y 10.000 euros, calculadas por trabajador afectado, no por empresa.

¿Qué sistemas de fichaje serán válidos?

Según el borrador actual, los sistemas aceptados serán:

•       Software o apps de fichaje.

•       Terminales físicos con tarjeta RFID o código PIN.

•       Lectores de código QR.

•       Aplicaciones con geolocalización puntual (útil para trabajadores en movilidad o teletrabajo).

Además, todos los sistemas deberán cumplir unos requisitos técnicos mínimos: identificación única del trabajador, sellado temporal automático, cifrado de datos, historial de cambios y capacidad de exportar informes.

¿Cuánto riesgo tienes hoy si no llevas el registro?

Aunque el nuevo decreto no haya entrado en vigor, la Inspección de Trabajo ya está siendo más activa. En 2024 levantó 1.869 actas de infracción por registro horario, un incremento del 90% respecto a 2019. Las multas con la normativa vigente van de 751 a 7.500 euros por empresa.

En la práctica, si no llevas registro, lo llevas de forma incompleta o usas un sistema que la Inspección considera no fiable, ya tienes un riesgo real de sanción. Y eso sin esperar al nuevo decreto.

Comparativa de sanciones: hoy vs. borrador

¿Qué deberías hacer ahora?

La recomendación es clara: no esperes a que salga la norma definitiva para actuar. Migrar a un sistema digital ahora te da margen para:

•       Formar a tu equipo en el nuevo sistema con calma.

•       Detectar incidencias antes de que sean sancionables.

•       Estar cubierto ante cualquier visita de la Inspección con la normativa actual.

Si tienes entre 1 y 10 empleados, lo que necesitas no es una solución compleja ni cara. Una app sencilla con fichaje en un clic, registro de horas y exportación de informes cubre perfectamente tus obligaciones.

El resumen que importa

Nota: Este artículo tiene carácter informativo. Para aplicar estas obligaciones a tu situación concreta, consulta con tu asesor laboral.

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